¿En qué consiste un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental, es un método para controlar y gestionar los documentos. Los objetivos de una buena gestión documental, pasan por realizar esta tarea de forma eficiente y organizada, ayudando a regular aspectos como la creación de documentos y su recepción.

Otro factor importante de un sistema de gestión documental es mantener los documentos organizados y garantizar un fácil acceso, para que estén a disposición de cualquier usuario que quiera hacer uso de ellos.

¿Cuáles son los principios de un SGD?

Los principios básicos de un SGD son los siguientes:

  1. Controlar todo lo relacionado con la creación de un documento, y otras tareas como su alojamiento, tener controlada su ubicación, y hacer fácil y sencillo el acceso para cualquier usuario que lo necesite.
  2. Preservar el buen estado de los documentos, garantizando que no sean alterados ni manipulados, para que la información generada se mantenga de forma lo más eficaz posible.
  3. Hacer cumplir todas las leyes ISO que regulan la organización y conservación de documentos, asegurándose de que no se viola ni infringe ninguna normativa vigente.

¿Para qué es útil un SGD?

Un Sistema de Gestión Documental es especialmente importante para preservar el patrimonio documental de una organización. Lo que conseguimos usando un SGD es aumentar la calidad y mejorar la imagen de cualquier organización, debido a que:

  1. Evitamos en todo momento que se pierda la información, manteniéndola supervisada y a buen recaudo. Esto se hace más sencillo dado que todos los documentos se encuentran en un único sistema de organización.
  2. Hace que los trámites de recuperación de la información sean mucho más ágiles e intuitivos.
  3. Garantiza la seguridad de la información, evitando que terceras personas puedan acceder a ella con posibles intenciones maliciosas o manipuladoras.
  4. Establece un ciclo de vida para toda la documentación, haciendo que se pueda eliminar a su debido tiempo de un modo seguro y controlado.
  5. Conecta a todos los miembros de una misma organización, para que entre todos puedan gestionar el SGD de la forma más eficaz posible.

En el siguiente artículo de R2Docuo podéis encontrar información detallada sobre qué es la gestión documental y para que sirve.

Como hemos podido comprobar, un Sistema de Gestión Documental es una herramienta casi indispensable para cualquier organización que maneje grandes cantidades de información y quiera mantenerla ordenada, segura y garantizar un acceso fluido y sencillo para todos los usuarios.

Gestión documental, empresa e inteligencia competitiva

Gestión documental inteligente: dele una oportunidad a su empresa

Los procesos documentales habituales basados en archivos físicos suelen ser tediosos y basados en rutinas muy repetitivas que detraen recursos de las empresas que, si no fuera así, se dedicarían a tareas más productivas y que generen beneficios reales y directos.

Los procesos documentales de toda la vida son lentos, poco colaborativos e ineficientes. Fueron válidos para culturas, civilizaciones y gentes que manejaron tiempos de ejecución pausados y pautados bajo otra lógica. Lo que demanda el comercio, la industria y la comunicación del siglo XXI va por otro camino. Lo que se pide es inmediatez.

Pero vamos por partes. Veamos las impliaciones económicas de trabajar con documentos físicos. Un estudio de la AIIM, la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, en Estados Unidos. Un análisis extrapolable a cualquier país del primer mundo. Decimos, el estudio reveló que, en un sistema de archivos físicos, guardar un documento representa un gasto de casi 20 euros por pieza. Un gasto por tiempo invertido.

Si de lo que se trata es de recuperar un documento extraviado, el coste sube a 100 euros, y si al final no hay más remedio que reproducir el documento que se ha perdido, el coste se dispara hasta los 200 euros por caso.

Hay que anotar que algo menos de un 10% de los documentos se extravían y que un 3%, punto arriba, punto abajo, se pierde porque se archiva en un lugar que no corresponde. La lectura de las informaciones representan entre el 5% y el 15% del tiempo de trabajo de un trabajador, pero buscar archivos físicos es una tarea en la que se gasta un inaceptable 50% del tiempo de tramitación de los documentos. Pero, ojo, por documentos hemos de entender textos, pero también imágenes, planos y formatos audiovisuales.

En oficinas muy activas en lo que respecta a manejo de informaciones físicas, un documento útil se fotocopia una media de 20 veces y el crecimiento del número de documentos cada año no baja del 20%. Según datos de Pricewaterhouse Cooper, en Estados Unidos se editan o se transfieren entre 4 y 5 trillones de documentos. Más. El precio del metro cuadrado de oficina en los espacios urbanos clave también es un factor disruptivo, porque sube. Para España no hay datos, pero los volúmenes son igualmente altos.

Crecimiento exponencial

Y todo indica que la gestión de la comunicación digital en las empresas, la que fluye online, también crecerá exponencialmente. Se dice que en 2020, el volumen de información digital será 50 veces mayor que el que se tenía en el año 2011. Y más. Una oficina central puede recibir al día más de 100 correos electrónicos.

Un fax integrado de tipo medio para una empresa puede costar unos 1.000 euros y la inversión se multiplica en continuo si se tiene en cuenta gastos invariables como los del papel de rollo o de tóner. Un fax, como sabrá, no envía los documentos de manera inmediata. Suele tardar una media de cinco minutos y el precio medio de cada envío de mensaje está en unos diez euros por pieza.

Volviendo a hacer números, y para seguir demostrando que la necesidad de contar sistemas de gestión documental inteligente es real, podemos evaluar el gasto económico que representan las malas gestiones de la información por puesto de trabajo. En una gran oficina, digamos que con cien empleados, lo señalado, buscar información representa un 50% del tiempo invertido en el trámite de la información, las pérdidas de datos un 15% y el gasto de tiempo para reemplazarlos, la pérdida media del tiempo por cada operario viene a ser del 25%. O lo que es lo mismo, casi 900 euros por empleado y mes. Para todos los trabajadores de la hipotética empresa de un centenar de empleados unos inaceptables 90.000 euros. Esos gastos al año vendrían a superar el millón de euros.

Ataduras insostenibles

En un mundo como el actual, tan interconectado, tan global, mantener las rutinas de la vieja escuela de la gestión documental, basada en procesos manuales, con escaso o ningún valor añadido, representa una de las peores ataduras para las empresas privadas que se juegan su subsistencia en entornos muy competitivos y con márgenes de beneficios demasiado ajustados.

Aunque no lo crea, la implantación de procesos de gestión documental en una empresa genera beneficios inmediatos. Y todo puede empezar por centralizar la información en un solo archivo digital accesible y armado con una arquitectura amoldable.

Los sistemas de gestión documental inteligente automatizan todos los procesos de la circulación documental en las organizaciones empresariales. Desde la captura de los datos, pasando por la gestión, el almacenamiento y la distribución. Estos sistemas operan  de forma programada, siguiendo patrones y bajo un sistema de módulos muy potente que permite cubrir todas las necesidades de una empresa y de sus departamentos de manera escalable, muy bien integrado y extraordinariamente flexible.

No hay otra, todas las empresas, independientemente del tamaño que tengan, trabajan con documentos, con información, con contenidos digitalizados. Entre esos documentos, como por un sistema orgánico, circula toda la información que es vital para el negocio. Unos datos que representan la materia que colabora en la supervivencia de la empresa y en su mismo crecimiento. Piense por ejemplo en los datos relativos a los clientes, en los de facturación o los que tienen que ver con registros o patentes de los que se beneficia la firma cada día.

Si aún no ve los beneficios de la gestión documental inteligente en las empresas, tal vez estos argumentos le ayuden a ver la realidad (y el problema) desde otras perspectivas:

– Mejor productividad y mayor eficiencia. Los usuarios pueden acceder a un documento o a cualquier serie documental independientemente del dispositivo que usen y de la ubicación en la que se encuentren. El sistema de documentación se convierte en un documentalista que nunca se equivoca y que entrega los datos que se le piden sin contratiempos. De lo que se trata es de que el sistema de gestión documental inteligente busque y maneje la información de forma automatizada, ni más ni menos como lo haría un ser humano.

La gestión documental inteligente mejora enormemente el ROI, permite acceder a los contenidos y a todas sus funciones desde cualquier lugar, las 24 horas del día, siete días a la semana y al mismo tiempo se proporciona una vida útil para los documentos que no puede dar un papel físico.

Hay que tener en cuenta que los remedios caseros como los de los ficheros en red compartidos, los VPN o los sistemas FTP pueden parecer soluciones. Pero no. Ninguno de ellos indexa documentos adecuadamente, ninguno todo el contenido. La misma gestión de los ficheros resultantes puede ser un problema que acabe devolviendo documentos que sean las últimas versiones. Además, el volumen creciente de información hace que la información relevante acabe sepultada entre otras muchas con un valor menor.

Un caso típico alrededor de estas ideas. Un departamento de administración que tenga asignado un centenar de trabajadores y para el desempeño de las necesidades de una gran empresa multinacional, puede reducir su plantilla en ese área nada menos que en un 90%, y quedarse en un 10% sin que para ello haya sobrecarga de tareas.

Es fácil de entender. La metadatación permite, por ejemplo, que se generen apuntes contables basados en los datos contenidos en las facturas y que, junto a esas referencias, se puedan asociar contratos, datos comerciales de clientes con apenas unos pocos clicks. Como ve se trata de un ahorro muy elevado de tiempo y de recursos económicos y humanos. Los trabajadores, en este caso, de un departamento administrativo, pasan de ser recolectores y gestores de información específica a supervisores cualificados. Éso es eficiencia.

– Costes reducidos. Cualquier gestión documental basada en soportes físicos de papel representa costes más que elevados. En muchos casos, inaceptables. Y si no haga cuentas. ¿Cuánto cuesta el metro cuadrado de oficina?, ¿cuánto se gasta mensualmente en tóner, en el mantenimiento de impresoras o en fungibles de papelería?. Haga números y ya verá.

– Legalidad documental y seguridad. Con la gestión documental, se puede controlar no sólo los accesos a la información, sino conocer en todo momento cada una de las trazabilidades de lo procesos documentales. Al mismo tiempo, se ofrecen todas las garantías legales, tanto desde el punto de vista tributario, como desde el punto de vista de las necesidades comerciales. Aún más, crear copias de los documentos y preservarlas en diferentes lugares garantiza la perdurabilidad de la información contra robos o catástrofes.

Es importante que el sistema de gestión documental soporte encriptación en la línea SSL y que cumpla con la legislación en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos de 1999 y también con la norma ISO 27001 de Seguridad de la Información. Igualmente es fundamental que el usuario pueda acceder desde diferentes plataformas con la misma sencillez y eficacia, ya sea a través de iPhone o mediante Android. Algo que se traduce en movilidad y en productividad. Sí o sí.

– Procesos integrados. Con la gestión documental inteligente, se puede garantizar el uso y difusión de la información de una forma muy sencilla y desde entornos que proporcionen comodidades a los usuarios y no a partir de las exigencias de los soportes y de las características de los datos.

Si se automatiza la incorporación de datos, el tiempo invertido para recoger la información, registrarla y dejarla en condiciones para su uso, puede ser igual a cero. Y, algo mejor, puede librar puestos de trabajo. En ese caso, no hay clasificación, y se puede hacer  llegar un documento concreto a una persona concreta en tanto que se atienda a ciertos criterios de circulación de la información.

La asignación de tareas, como ve, tampoco es algo que implique la dedicación de cuadros intermedios. La transferencia remota de documentos puede incluir accesos desde centros de trabajo deslocalizados. Tanto da que sea porque los datos se reenvían en función de flujos de trabajo programados, como que el proceso sea el resultado de extracciones de información con el apoyo de aplicaciones específicas. Por ejemplo, con Open ERP, con SAP o con Navision.

Mejora de la imagen de empresa

Otra de las ventajas de los sistemas de gestión documental digitalizados hay que encontrarla más allá del rendimiento económico en la imagen que se da a los clientes. Una sensación de modernidad que la clientela percibe como mejoras y que, de paso, reduce los tiempos de respuesta de sus consultas.

En esa línea, resulta más fácil motivar a los trabajadores y retenerlos, al simplificar y facilitar sus trabajos. Un sistema de gestión documental verdaderamente integrado e inteligente es capaz de realizar gestiones complejas, de manera automatizada o no, en cuestión de segundos. Y éso sólo puede dejar una huella positiva en una organización.

Reflexione, piense ¿cuánto tiempo emplea buscando documentos que son importantes?, ¿cuánto invierte el personal dedicado a administración en su empresa?, ¿cuál es el precio que ha de pagar por la gestión de los documentos en papel?. Coste real repercutido. ¿Y el precio de ocupar una parte considerable de espacio físico de su empresa con galerías y estantes?. Piense en ello.

Visto ésto, expuestos los argumentos descritos ¿qué incentivos necesita?. ¿Se imagina lo que cambiaría su empresa con estos nuevos procesos?. ¿No cree que ha llegado el momento de actuar y de implantar la gestión documental inteligente en su empresa?.

Captura de documentos

Captura de documentos a la sombra de la inteligencia artificial

Capturar documentos no es otra cosa que subir un documento en papel a un medio electrónico, un ordenador, un sistema de tratamiento de textos o un fax avanzado. Sin embargo, en muchos casos, para completar la gestión del documento es preciso realizar algunas tareas manuales. Demasiadas.

Operaciones que no vienen a resolver mucho en un centro de trabajo en el que las tareas se superponen unas a otras. Tareas manuales que se traducen también en gastos de tiempo y en una dedicación de los empleados que podían atender otras cuestiones más productivas. La solución para resolver estos cuellos de botella pasa por utilizar un sistema de gestión documental inteligente.

Pero ¿cómo?, ¿cómo trabaja una aplicación de este tipo?. Para empezar, decir que sus soluciones operativas reproducen la actividad humana. Tome nota. Pueden digitalizar los documentos, tanto desde una ubicación geográfica como desde diferentes puntos.

Y lo hace capturando la serie completa de documentos que vienen adjuntos, ya sean faxes o correos electrónicos. Tampoco el número de documentos es un problema, puede digitalizarse un único documento, o, si se corresponde con una carpeta que contenga ficheros, también puede realizar digitalizaciones masivas.

Los documentos se pueden separar en lotes siguiendo un patrón prefijado, los datos que se han escaneado juntos están en las mismas carpetas, pero al mismo tiempo se podrán archivar y extraer como documentos individualizados.

Flujos de trabajo

El sistema es capaz de reconocer entre diferentes categorías y tipologías de documentos para ser archivados en ubicaciones prefijadas, y, lo que es más importante, quedan a la disposición de las rutinas que permiten crear flujos de trabajo organizados según un patrón.

Se extraen datos de manera automática y se los documentos se archivan sobre la base de metadatos para que también estén disponibles para otras aplicaciones que los demanden.

La automatización de los procesos no impide que, en un momento de la cadena de acciones del flujo de trabajo, no se pueda intervenir manualmente para corregir los datos erróneos si se han producido fallos en la extracción de la información.

Se trata de fallos en su mayor parte producidos por una mala práctica de los operadores de sistemas de gestión documental inteligentes, porque este tipo de aplicaciones dan porcentajes de archivados correctos cercanos al 100%. Y es que utilizan una base para  establecer conexiones entre documentos que sigue el modelo neuronal en lo que es una rama puntera de la inteligencia artificial.

Por otro lado, en esta gestión avanzada de la información se clasifican los documentos a partir de un procesamiento del lenguaje natural humano, mediante análisis de colores y con el uso de la tecnología OCR, todo con la ayuda de un paso previo básico, la creación  de formularios de extracción de campos, que son los que crearán las pautas en cada gestión documental. Con ellos, podrá configurar la actividad de la captura de datos según sus intereses en cada momento.

Este tipo de aplicaciones incluso facilita diferentes tipos de modelos de extracción de datos en función del tipo de documento del que se trate. Unos se basan en aplicaciones PNL, otros analizan los textos, otros más usan OCR en zona, otros emplean fórmulas semánticas o adaptan plantillas predeterminadas.

Sin embargo, la verdadera potencia de estos sistemas de gestión documental inteligente hay que encontrarla en la capacidad de estos recursos para compartir sus datos con sistemas externos, bien como metadatos, bien como datos con los que implementar otras aplicaciones ya instaladas en un nivel administrativo.

Viendo los detalles del funcionamiento de estos sistemas, ¿cómo cree que incidiría en la productividad diaria de su empresa?. Piénselo.