¿En qué consiste un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental, es un método para controlar y gestionar los documentos. Los objetivos de una buena gestión documental, pasan por realizar esta tarea de forma eficiente y organizada, ayudando a regular aspectos como la creación de documentos y su recepción.

Otro factor importante de un sistema de gestión documental es mantener los documentos organizados y garantizar un fácil acceso, para que estén a disposición de cualquier usuario que quiera hacer uso de ellos.

¿Cuáles son los principios de un SGD?

Los principios básicos de un SGD son los siguientes:

  1. Controlar todo lo relacionado con la creación de un documento, y otras tareas como su alojamiento, tener controlada su ubicación, y hacer fácil y sencillo el acceso para cualquier usuario que lo necesite.
  2. Preservar el buen estado de los documentos, garantizando que no sean alterados ni manipulados, para que la información generada se mantenga de forma lo más eficaz posible.
  3. Hacer cumplir todas las leyes ISO que regulan la organización y conservación de documentos, asegurándose de que no se viola ni infringe ninguna normativa vigente.

¿Para qué es útil un SGD?

Un Sistema de Gestión Documental es especialmente importante para preservar el patrimonio documental de una organización. Lo que conseguimos usando un SGD es aumentar la calidad y mejorar la imagen de cualquier organización, debido a que:

  1. Evitamos en todo momento que se pierda la información, manteniéndola supervisada y a buen recaudo. Esto se hace más sencillo dado que todos los documentos se encuentran en un único sistema de organización.
  2. Hace que los trámites de recuperación de la información sean mucho más ágiles e intuitivos.
  3. Garantiza la seguridad de la información, evitando que terceras personas puedan acceder a ella con posibles intenciones maliciosas o manipuladoras.
  4. Establece un ciclo de vida para toda la documentación, haciendo que se pueda eliminar a su debido tiempo de un modo seguro y controlado.
  5. Conecta a todos los miembros de una misma organización, para que entre todos puedan gestionar el SGD de la forma más eficaz posible.

En el siguiente artículo de R2Docuo podéis encontrar información detallada sobre qué es la gestión documental y para que sirve.

Como hemos podido comprobar, un Sistema de Gestión Documental es una herramienta casi indispensable para cualquier organización que maneje grandes cantidades de información y quiera mantenerla ordenada, segura y garantizar un acceso fluido y sencillo para todos los usuarios.