Programas de gestión documental ¿Qué hacen y cuál es el mejor?

Ya no es necesario acumular una enorme cantidad de papeles en ficheros para mantener los documentos de una empresa a mano. El software de gestión documental, te permite acceder a todos estos archivos de manera digital en una locación única y centralizada.

Este tipo de software se refiere a un programa informático que almacena, organiza y permite el acceso de los empleados de una organización a la base de datos completa de una empresa.

Por supuesto, este software requiere de la digitalización de los documentos para poder ordenarlos en un mismo programa. Pero luego de ese proceso, los empleados podrán apreciar mejoras en su rendimiento y ahorro de tiempo en búsqueda de archivos,

En el siguiente artículo te detallamos las características principales de este tipo de software y las opciones disponibles en el mercado para aplicar en tu empresa.

Qué hace un programa de gestión documental

Los requisitos del software de gestión documental para cada empresa dependerá de las necesidades específicas en cuanto al acceso necesario de la información y  de cada modelo de negocio en particular. La información que se almacena en estos software pueden ser documentos de facturación, inventario, contratos, fichas de clientes, entre otros.

Hay una serie de rasgos comunes a todos los programas de este tipo que se deben conocer a la hora de implementar un software de gestión documental. Una de sus características es la indexación, que es mantener los documentos ordenados en un registro mediante una identificación única, que facilitará su búsqueda.

Además, cada archivo cuenta con metadatos, información adicional que sirve para ubicar la documentación necesaria más rápido. Estas palabras clave pueden ser nombres, fechas, características del archivo, o cualquier otra particularidad que ayude a encontrarlo más rápido.

A través de la recuperación se llega de manera efectiva a los documentos buscados, este sistema debe ser amigable con el usuario y debe permitir a los empleados poder encontrar lo que buscan de una manera eficaz.

Por último, mencionaremos la colaboración como una de las características más importantes en este tipo se software. Este rasgo permite no sólo buscar información, sino poder complementarla o modificarla para que todos los cambios referidos a un documento queden agrupados en un mismo lugar.

Todo proceso en el software de gestión documental y cada archivo que se agrega, debe estar debidamente controlado por la empresa, garantizando que los documentos sean seguros y verídicos. También puede optarse por regular el contenido visible y la capacidad de modificarlo de acuerdo al nivel jerárquico de cada empleado, lo que garantiza la confidencialidad de la información.

¿Cuáles son los mejores software de gestión documental?

Las necesidades de cada modelo de negocio y sus actividades diarias determinarán el tipo de software de gestión documental más adecuado para cada organización. El correcto diseño de este software en base a estas características, facilitarán el uso del programa y su éxito dentro de la empresa.

Se debe tener en cuenta también el sistema operativo que usa la empresa y que los trabajadores entiendan sobre el software o poder capacitarlos sobre éste. De nada servirá contar con un programa de este tipo si no puede instalarse en los ordenadores de la empresa o los empleados no saben usarlo correctamente.

En los países de habla hispana, los software más utilizados son Athento y R2Docuo, pero también son conocidos Alfresco, Nuxeo y OpenKM. Hay aún más variedad de programas de gestión documental si se cambia el idioma o dependiendo de las funciones adicionales que ofrezcan.

Además de subir los documentos, en las funciones básicas se puede encontrar la capacidad de compartir estos documentos, formar grupos de usuarios y mantener un historial de accesos y cambios. Otros sistemas también pueden implementar recursos como la firma digital y la integración de redes sociales.

A partir del conocimiento de este tipo de software y la oferta del mercado, la empresa debe determinar cuáles son sus necesidades específicas a la hora de comprar uno de estos programas. Luego del esfuerzo de digitalización y capacitación inicial, la empresa seguro verá mejores resultados en sus equipos de trabajo, creando una forma más eficiente de desarrollar sus actividades.